【コミュニケーション】文章で伝えたいことが、確実に届く「文章の作り方」

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みなさま、こんにちは。

「書籍独学ブログ」編集長の「ナル」です。

突然ですが、あなたは「自分の気持ちを間違えずに」伝えられていますか？

遠くの人とコミュニケーションをするとき、電話で話しをするのが当たり前でした。

今では、各種サービスが充実して

「LINE」
「メール」
「ショートメッセージ」など

「文章がメイン」に変わりました。

「会話」から「文章」に変わって、トラブルの数は増えています。

トラブルの大半は「そんな意味で書いたんじゃない！」という「文章の誤解」が原因です。

これからの時代は、もっと「文章メインの接し方」が当たり前になっていきます。

仕事のやりとりで「言った・言わない問題」の解決に一番の方法は「文章にのこす」になります。

ネットサービスが発達するようになれば、やはり重要なのは「文章」です。

そこで今回は「あなたの考えを伝えやすくする文章の作り方」を、ポイントをしぼってご紹介します。

伝えたいことと、書きたいことが一致しない
メモをのこすだけなのに、いつも悩んでしまう
いつも情報が間違って伝わってしまう

というような悩みをお持ちの人には、とくにおすすめです。

参考になる書籍を、先にご紹介します。

気になる方は、購入して読むのをお楽しみください。

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■ポイント1,短い文章にまとめる
■ポイント2,結論を最初に伝える
■ポイント3,相手が知っている言葉を使う
■ポイント4,伝えたいことは「箇条書き(リスト)」にする
■まとめ

■ポイント1,短い文章にまとめる

「文章の作り方」のポイント1は「短い文章にまとめる」です。

伝えたいことがあるときは、短い文章にまとめましょう。
自分が伝えたいことだけを文章にして、ほかのことは別の機会に伝えましょう。
人によっては「私が伝えたいことを、イチから全部を伝えるね！」と、一度に説明しようとする人もいます。
なにが困るかっていうと「いま必要じゃないことばかり」なんですよ。

たとえば「荷物をあずかっているよ」ということを伝えるときに、

「今日、私が起きて朝ご飯を食べてゆっくりしているときに、玄関のチャイムが鳴ってさ。そしたら宅配の人が立っていて私はびっくりして・・・。荷物を受け取ったあとにこんなことがあって・・・。で、それからあなたに知らせようと思って宅配便の商品名を確認しようとしたら・・・。」

「いや！必要ないことばかりじゃないか！」とツッコミの入れるところばかりの文章だったりします。
(実は私の体験です。実際に、ゼロからいらないこと含みで説明されるとイラつきます)

「長い説明をイチからする」というのは、文章ではもっと嫌われます。
会話であれば「相手がしゃべり終わるのを待つ」だけの「受け身」でなんとか終わります。
しかし「文章を読む」というのは「自分でしないといけないこと」なんです。
「この文章はなんだ！言いたいことも分からないうえに、どうでも良い話に時間を使っちまった！」と、相手の怒りはＭＡＸになります。

とにかく「文章では、伝えたいことを短い文章にまとめる」を徹底しましょう。

■ポイント2,結論を最初に伝える

次にお伝えしたいポイント2は「結論を最初に伝える」です。

「短い文章にまとめる」に似ているポイントですが、内容はちがいます。
相手に文章をストレスなく読んでもらうために、いろいろとポイントを押さえておくといいです。

今回のポイントは「結論を最初に伝える」は、まんまですが「伝えたいことは一番最初に伝える」ことです。
ポイント1で「短い文章にまとめる」を徹底しても「挨拶の言葉」や「世間話」を書くのは無意味です。
文章を送られた相手は、時間をさいてあなたの文章を読んでくれます。
仕事のことで連絡をとるにしても、相手は忙しくて大変な状態かもしれません。

だからこそ「文章でコミュニケーションをとる」に重要性を思うのなら「短くまとめて、最初に伝える」が大切です。

■ポイント3,相手が知っている言葉を使う

「ポイント3」は「相手が知っている言葉を使う」です。

専門知識がある頭のいい人ほどやってしまう失敗が「知っている知識だけで話す」ことなんです。
相手に必要なことを的確に伝えたいから、専門用語を使いたいのはわかります。
しかし「相手が理解できない言葉は」は、コミュニケーションでは本末転倒です。

相手に自分の考えていることを伝えたいなら「相手の知らない言葉は使わない」ことです。
あなたの人生で経験がありませんか？
「相手が得意げに説明してくれるけど、なんかバカにされているような感覚」。
自分の知らない言葉で説明されてしまうと、人は「そんなことも知らないのか、とバカにされている気持ち」になってしまいます。

相手とやりとりをして「仕事・人間関係をよりよくしたい」したいのなら、相手の経験から「相手も知っている言葉」で文章を書きましょう。

■ポイント4,伝えたいことは「箇条書き(リスト)」にする

「ポイント4」は「伝えたいことは「箇条書き(リスト)にする」です。

ちょっとわかりづらいポイントかもしれません。
ですが、こちらのポイントも重要です。
たとえば、家族に「ゴミ出し」「食器洗い」「掃除」を頼むとします。
文章でズラッと書くと、以下の感じ。

「出かけるから、家にいる間に「ゴミ出し」「食器洗い」と「掃除」をよろしく。「ゴミ出し」のときは、ちゃんと袋にまとめて「食器洗い」の洗剤はいつもので、片付けが終わったら「掃除」を新しいグッズを使って。よろしく。」

文章がゴチャッとしていて、伝えたいことがまざっています。
これでは、文章をなんども読み返さないと忘れそうになります。
一方で「箇条書き(リスト)」にすると、一気に読みやすくなります。
以下の感じ。

「出かけるので、頼みたいことがあります。
・「ゴミ出し」袋にまとめて
・「食器洗い」洗剤はいつもの
・「掃除」新しいグッズを使ってOK
あとはよろしく」

いかがですか？
「文章だけで用事を伝える」のと「箇条書き(リスト)」で伝えるのでは、読みやすさがガラッと変わります。
仕事や知り合いとのやりとりだけでなく、家族や友人同士でも使えるテクニックです。